Belajar ERP Univ. Pancasila: Maret 2016

Assalamualaikum Wr. Wb
Selamat pagi, bertemu kembali dengan saya. Pasti pada kangen kan ya? haha.
Oke, disini saya ingin menjelasakan apa perbedaan antara SIA dengan ERP.

Mari kita mulai dengan SIA.

1. Definisi SIA ( Sistem Informasi Akutansi)

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Menurut Baridwan (1996:4) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur ) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen )

Faktor–faktor yang dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi:
1. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai..
2. Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.
3. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.

1.SIA : menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk mencatat berbagai operasi transaksi yang terjadi, yang mempengaruhi status finansial organisasi.

2.Sistem ini mengenai operasional sistem akuntansi, dan menangani laporan historis dari semua transaksi yang terjadi dalam jumlah besar.

3.Sistem ini membuat berbagai report seperti laporan keseimbangan keuangan dan rekening masukan yang semuanya memberikan gambaran finansial dari organisasi
-Ciri dalam transaksi SIA :

Menghasilkan jumlah data yg besar, yg tiap hari selalu diproses, disimpan dan membutuhkan kecepatan akses yg cepat serta keakuratan yg tinggi

Membutuhkan kemudahan dalam pengoperasian pengontrolan serta prosedur error-checking yg baik dalam menjaga sekuritas dan keakuratan data

Dirancang khusus untuk kemudahan audit data, serta tracing (menelusuri) transaksi yg terjadi

Beberapa menggunakan aplikasi DDS dan MIS, misal digunakan dalam menentukan estimasi dan perencanaan anggaran

Subsistem sistem informasi akuntansi terdiri dari 5 sistem, yaitu :
1. Sistem Pengeluaran (expenditure system)
Segala peristiwa yang berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan, baik berupa barang ataupun jasa, baik pemasok dari luar maupun dari karyawan didalam perusahaan.
2. Sistem Pendapatan (revenue system)
Berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka.
3. Sistem Produksi (production systeme)
Berhubungan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi.
4. Sistem Manajemen Sumber Daya (resources management system)
Meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan manajemen dan pengendalian sumber daya seperti investasi dan aktiva tetap (fasilitas).
5. Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan (general ledger and financial accounting)

Manfaat sistem informasi akuntansi:
• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
Dan juga memiliki tujuan :
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day operations).
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers).
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban (to fulfill obligations relating to stewardship).

Software Akuntansi

Dewasa ini, penggunaan software accounting sangat diperlukan oleh perusahaan-perusahaan baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil untuk lebih mempermudah melakukan proses-proses yang akuntansi seperti penjurnalan, pembuatan laporan keuangan, penyusunan daftar gaji, dll. Didasari oleh maraknya penggunaan software atau perangkat lunak akuntansi ini, pengembang software pun berlomba-lomba untuk menyediakan software yang terbaik untuk perusahaan-perusahaan tersbut. Software yang ada pun semakin berkembang pesat dan semakin mudah untuk digunakan. Berikut ini adalah software-software akuntansi yang lazim digunakan oleh perusahaan antara lain:

1. Krishand

2. Accurate V3 Standard

3. MYOB Accounting 17

Setiap apliklasi di atas memiliki kelebihan dan kekurangannya masing masing, berikut akan di bahas setiap kelebihan dan kekurangan dari masing - masing aplikasi tersebut.

KRISHAND
Software Krishand PPN 1107, Krishand Withholding Tax, Krishand PPh 21, Krishand Payroll, Krishand General Ledger. Software Krishand PPN 1107 / Withholding Tax / Krishand PPh 21 merupakan software database yang membantu Anda di dalam mempersiapkan formulir-formulir pajak. Dengan menggunakan software ini, persiapan pelaporan pajak Anda menjadi praktis dan efisien tanpa perlu dipusingkan oleh masalah-masalah seperti salah hitung, salah ketik ataupun kesalahan sepele lainnya. Software Krishand bukan hanya sekedar software pelaporan pajak, tetapi memberikan nilai lebih dari itu. Banyak laporan internal yang disediakan untuk membantu Anda menganalisa data yang telah diinput. Untuk membantu Anda melakukan pekerjaan seminimal mungkin, software Krishand dapat dimodifikasi untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda seperti setting print out pada blanko SSP atau Faktur Pajak, impor data penjualan untuk pembuatan Faktur Pajak secara otomatis, impor data Faktur Pajak Keluaran maupun Masukan dari file Excel, impor data PPh untuk pembuatan Bukti

KELEBIHANNYA :

1.	Cepat dan Akurat
	Dengan software Krishand, persiapan pelaporan pajak Anda akan terhindar dari kesalahan seperti salah ketik, salah hitung, dsbnya, yang sering terjadi jika dilakukan secara manual..

2.	Praktis
	Dapat mencetak langsung formulir pajak (yang telah disesuaikan dengan ketentuan dari kantor pajak) tanpa harus menggunakan blanko formulir pajak.

3.	Review setiap saat
	Memungkinkan untuk mereview dan menampilkan kembali berkas-berkas pajak yang lama tanpa harus mengutak-atik ataupun mencari-cari arsip fisik berkas.

4.	Up to Date
	Semua formulir perpajakan yang tersedia dalam aplikasi merupakan formulir terbaru yang sesuai dengan peraturan perpajakan terakhir.

5.	Membuat kerja lebih efektif, efisien dan hemat waktu.

KEKURANGANNYA :
1. Tidak tahu bagaimana caranya memulai mengembangkan OSS.
2. Model bisnis yang tidak mengikuti pola bisnis software proprietary.
3. Kepemilikan yang tidak jelas sehingga cenderung berlawanan ( anti-thesis ) dengan pola IPR ( Intellectual property Right ) yang juga sedang digalakkan oleh pemerintah dalam penelitian yang didanai selama ini.
4. Tidak adanya dukungan komersial.
5. Terlalu banyak variasi dari OSS.6.
6. Usabilitas yang masih kurang baik.
7. Terbatasnya sumber daya manusia, aplikasi dan komitmen terhadap OSS.

ACCURATE V3 Standard
Software akuntansi dengan modul Account Payable, Account Receivable, Inventory, dan General Ledger yang terintegrasi. Dalam versi Standard, kami memberikan 2 (dua) license. Artinya, 2 user/client bisa menginput ke dalam 1 (satu) database dalam waktu yang bersamaan. Ada banyak fitur yang tersedia di Accurate 3. Fitur besar yang terdapat di versi ini adalah:
1.    Pajak masukan di modul pembelian (Purchase order dan Purchase Invoice)
2.    Harga satuan yang termasuk pajak (Inclusive Tax) di semua form yang ada hubungan dengan pajak (PPN).
3.    Template untuk semua form dengan designer yang lebih mudah dan field-field yang lebih lengkap
4.    Ongkos kirim (Freight) untuk modul pembelian dan penjualan
5.    Sepuluh buah custom field yang tersedia di semua form yang berhubungan dengan item.
6.    Perhitungan komisi Saleman yang lebih lengkap.
7.    Penambahan modul Rekonsiliasi Bank.
Selain fitur-fitur besar di atas, berikut perincian penambahan / perbaikan fitur yang telah dilakukan di versi 3:
KELEBIHANNYA :
1.    Customer & Vendor
–       Bisa mengisi Saldo awal lebih dari 1 invoice.
2.    Purchase Order
–       Ada penambahan field Terms, dan FOB
3.    Purchase Invoice
–       Terdapat field Fiscal Rate untuk pembelian mata uang asing dengan PPN.
4.    Receive Item
–       Tidak menjurnal ke Hutang dagang lagi, namun ke: Barang yang belum ditagih (Unbilled goods).
5.    Purchase Return (d/h: Debit Memo)
–       Nilai retur bisa memasukkan nilai Tax, Freight dan Discount dari Purchase Invoice.
6.    Vendor Payment (d/h: Make Payment)
–       Setiap form ada nomor urutnya agar mempermudah pengarsipan.
7.    Sales Order
–       Ditambahkan field Salesman
8.    Sales Invoice / Delivery Order
–       Item service dari SO bisa diproses lebih dari 1 Sales Invoice
KEKURANGANNYA :
1. Single login. Hanya bisa login menggunakan user supervisor.
2. Membuka database dari local PC, tidak bisa membuka database dari lokasi remote.
3. OEM license, tidak bisa dimigrasikan atau dipindah ke komputer lain.
4. Tidak untuk pemakaian multiple user, tidak diperbolehkan menambah license.
5. Tidak mendapat diskon untuk major upgrade atau trade-in.

MYOB ACCOUNTING 17
MYOB (Mind Your Own Business) Accounting merupakan software olah data akuntansi secara terpadu (integrated software), yaitu proses pencatatan data transaksi akuntansi dilakukan dengan cara mengentri data transaksi melalui media formulir yang terdapat dalam command centre, kemudian program MYOB akan memproses secara otomatis, cepat, tepat, dan terpadu ke dalam seluruh catatan akuntansi dan berakhir dengan laporan keuangan. MYOB Accounting dapat diterapkan pada berbagai jenis perusahaan, baik bidang jasa, dagang (retail) maupun industri (pengolahan), dan pertanian serta usaha-usaha yang lain.
Software ini dibuat oleh MYOB Limited Australia dan sudah dipakai di berbagai Negara, baik di Eropa, Amerika, Kanada, dan Asia. Saat ini sudah hadir MYOB Accounting versi 17. MYOB Accounting memiliki berbagai kelebihan di antaranya:
KELEBIHANNYA :
5.      User friendly (mudah digunakan), bahkan oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendasar tentang akuntansi.
6.      Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap user.
7.      Kemampuan eksplorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan.
8.      Kemampuan trash back semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi.
9.      Dapat diaplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan.
10. Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik.
11. Mudah dipahami dan digunakan, sehingga bisa diajarkan kepada siswa SMK/SMA dan mahasiswa, maupun dipelajari oleh user secara mandiri untuk aplikasi langsung dalam pengelolaan perusahaan.
12. Bisa diterapkan untuk jenis usaha yang ada di Indonesia, baik untuk skala kecil, menengah, dan besar
KEKURANGANNYA :
1.      Tidak ada module fixed assets, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul untuk mengelola assets yang dimiliki maka harus membeli add on lagi
2.      Tidak ada module Intercompany Reporting, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul untuk membuat laporan keuangan konsolidasi maka harus membeli add on lagi
3.      Kelemahan Multi Warehouse yang mengakibatkan pengelolaan atas barang konsinyasi relatif sulit dikelola di dalam MYOB.
4.      Tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi company, artinya laporan konsolidasi tidak dapat diharapkan dapat dibuat dengan menggunakan MYOB.
5.      database MYOB merupakan file based sehingga kurang optimal jika digunakan untuk transaksi yang besar dan kompleks. Isu terbaru MYOB akan menggunakan server-based untuk databasenya sehingga optimalisasi pengolahan data lebih realistis.

2. Definisi ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP (Enterprise Resource Planningi) atau sering juga disebut Perencanaan Sumber Daya Perusahaan, merupakan, sebuah sistem informasi, perangkat lunak, sekaligus framework yang ditujukan untuk proses manajemen inventarisasi dan kontrol pada perusahaan, perencanaan distribusi barang, proses produksi barang, keuangan, pemesanan barang, dan sejumlah aktifitas lainnya terkait dengan barang di dalam sebuah industri/perusahaan, yang dilakukan secara digital.

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih luas mengenai ERP, berikut adalah beberapa pengertian ERP menurut para ahli.

Menurut Daniel E. O’ Leary dalam bukunya Enterprise Resource Planning Systems (Systems, Life Cycle, Electronic Commerce and Risk), ERP adalah paket software powerful yang memungkinkan perusahaan mengintegrasikan berbagai fungsi yang terpisah.

Menurut James Hall dalam bukunya Accounting Information Systems (Buku 1, Edisi 13, Halaman 45), ERP adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya.

Menurut Ellen Monk dan Bret Wagner dalam bukunya Concepts in Enterprise Resource Planning (Third Edition, Halaman 1), program ERP adalah core software yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis. Program ERP membantu untuk mengelola proses bisnis perusahaan secara luas menggunakan satu database dan satu sistem pelaporan manajemen.

Kebutuhan akan ERP dalam perusahaan muncul dikarenakan kekurangan dari model sistem informasi tradisional yang bersifat terpisah, yaitu:

1. Banyaknya duplikasi atau redudansi data karena sistem yang dimiliki masing-masing fungsional berbeda dan tidak terintegrasi. 2. Pihak manajemen dan strategis kesulitan mendapatkan informasi yang melibatkan data dari berbagai fungsional bisnis karena diperlukan proses untuk mengintegrasikan data-data yang ada. 3. Data yang bersifat terpisah memiliki resiko tidak valid yang tinggi. 4. Pengguna yang harus mengakses sistem dari beberapa fungsional bisnis direpotkan oleh banyaknya akun yang perlu diingat untuk mengakses masing-masing sistem serta model user interface yang terkadang berbeda pada masing-masing sistem sehingga perlu dipelajari secara khusus.

Pemanfaatan ERP secara tepat akan memberikan keuntungan dan nilai lebih bagi perusahaan, antara lain:

1. Sistem yang terintegrasi akan memberikan tingkat data valid yang lebih tinggi serta menghilangkan duplikasi atau redudansi data. 2. Informasi yang diperlukan perusahaan dapat diperoleh dengan lebih cepat, bahkan secara real time. 3. Hanya ada satu portal akses sistem bagi seluruh pengguna dan menyajikan user interface yang cenderung sama sehingga pengguna lebih mudah menggunakannya. 4. Pemanfaatan sistem yang terintegrasi akan menjadikan proses bisnis lebih cepat dan bersifat paperless karena dihilangkannya beberapa proses manual yang tidak diperlukan lagi. 5. Kontrol terhadap keamanan, ketersediaan dan kehandalan sistem menjadi lebih mudah karena semua sistem yang digunakan masing-masing fungsional telah terintegrasi.

Seiring berkembangnya dunia teknologi informasi, saat ini ERP telah diterapkan diberbagai industri dengan memanfaatkan teknologi Cloud Computing (Cloud ERP) yang sekaligus merupakan implementasi Smart City di dalamnya (di bidang industri). Dengan sistem ERP yang semakin maju, saat ini, sistem ERP juga dapat diakses melalui berbagai perangkat mobile dari luar perusahaan melalui internet (Mobile ERP), sehingga dapat dijangkau oleh pengguna kapanpun dan dimanapun mereka berada. Hal ini tentunya juga diiringi oleh semakin majunya mekanisme keamanan dari sistem tersebut.

Penerapan ERP (Enterprise Resource Planning)
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

• ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan.
• Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.
• Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP.
• Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
• Gagalnya ERP :
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Sama seperti pada software umumnya, ERP juga memiliki keunggulan dan kekurangannya sendiri, yaitu :

Kelebihan ERP

Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.

Rancangan Perekayasaan

Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment

Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.

Kekurangan ERP

Sistem ERP sangat mahal

ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi

Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan

Oke, mungkin itu saja pembahasan dari saya kali ini. Dengan memanfaatkan waktu yang sempit ini, semoga bias memberikan pengetahuan yang bermanfaat bagi kawan semua.

Terima kasih.

Daftar pustaka :

https://yudhislibra.wordpress.com/2010/09/30/macam-macam-jenis-software-akuntansi-berikut-dengan-kelebihan-dan-kekurangannya/

http://aditiariz.blogspot.co.id/2015/09/pengertian-erpenterprise-resource.html

https://danukusumapraja.wordpress.com/2012/10/12/definisi-sistem-informasi-akuntansi-sia/

https://ayoga08.wordpress.com/2010/10/15/kelebihan-dan-kekurangan-erp/